Gestión del tiempo.

No tengo tiempo, no sé en qué he perdido el día, no me ha cundido la mañana… Son frases que he dicho muchas veces cuando me he agobiado al ver que mi lista de tareas no ha bajado al final del día.

No es la primera vez que se menciona el concepto de productividad en estos dias; otros días se hablan de reuniones productivas o de lo mal que usamos el correo electrónico. Pero esta vez toca hablar de productividad sin enfadarse, analizando cómo gestionar mejor nuestro tiempo y qué herramientas utilizar para no tirar por la borda las horas de trabajo.

Y todas giran en torno a una de esas pequeñas obsesiones que me persiguen: cómo mejorar mi productividad y hacer una mejor gestión del tiempo que dedico a mi trabajo.

¿Qué es la gestión del tiempo?

Si tuviéramos que definir el concepto de manera simple y formal, podríamos decir que la gestión del tiempo es el proceso por el que una persona divide sus horas disponibles según las tareas que debe realizar.

Una gestión eficiente del tiempo mejora nuestra productividad y nuestra calidad de vida. Las personas poco productivas (no confundir con los vagos redomados), suelen ir como pollos sin cabeza, teniendo siempre la sensación de llegar tarde y mal a las cosas.

Hace ya unos meses que implementamos un sistema de registro de tareas. No tenemos intención de controlarnos/latigarnos/fustigarnos con los tiempos que dedicamos a los proyectos; simplemente se trata de una manera cómoda de contabilizar en qué invertimos nuestro tiempo y buscar la mejor manera de optimizar el trabajo.

¿Cómo mejorar mi gestión del tiempo?

Cada vez que repetimos un proceso más de 3 veces, tenemos la necesidad de buscar maneras ingeniosas de automatizar estos procesos  o mejorar la manera en que lo hacemos.

Podemos dividir en  4 puntos claves que afectan nuestra productividad. Estas son áreas en las que podemos centrarnos para mejorar nuestra gestión del tiempo:

1. Organización: cómo almaceno y proceso las tareas que tengo que hacer en un día, una semana o un mes.
2. Información: de qué manera puedo acceder más rápido a la información que me interesa.
3. Automatización: si puedo hacer algo igual o mejor y en menos tiempo, vamos a probarlo siempre.
4. Distracciones: en qué demonios he perdido mi tiempo y cómo puedo evitarlo para el futuro.

Algunas herramientas preferidas de gestión del tiempo

Entre las herramientas mas populares para hacer una gestión más eficiente del tiempo, hay una lista de grandes éxitos.Muchas de ellas no son grandes herramientas con mil funcionalidades. E incluso algunas te van a parecer un poco simples o tontas… pero si deseas mejorar tu gestión del tiempo, te pueden servir.

Las hemos dividido en 4 bloques para seguir con los puntos que comentábamos antes:

Para organizarme más

Google Calendar

Aspectos importantes del Google calendar

• Poder crear y compartir calendarios (o eventos individuales)
• Sincronizarlo con el móvil
• Programar alertas (con alarmas o e-mails)

Todoist

¿Qué me gusta de Todoist?

• El manejo es rápido y no me quita tiempo en el día a día. Además, la curva de aprendizaje básica también fue muy rápida. Tiene muchos atajos de teclado para hacerlo todo más rápido.
• Puedo organizar las tareas en proyectos y subproyectos. Y además puedes dividirlas en tareas más pequeñas.
• Las tareas pueden tener fecha y hora, prioridad o avisos asociados. O, simplemente, acumularse en proyectos para luego poder calendarizarlas.
• Sincronización con Google Calendar (todavía no lo uso mucho) y con el e-mail. Esto último me viene genial: poder enviarme un mail con un tarea (todoist asocia un buzón de email a tu bandeja de tareas) en cualquier momento me libera la mente. Además, le he dado esa dirección de e-mail al resto del equipo y pueden enviarme una tarea directamente al sistema, que yo procesaré u pondré el día que me cuadre mejor.
• Los filtros, que te permiten asociar tareas bajo ciertas condiciones y guardarlos como “favoritos”. Esto me resulta muy potente, ya que consigo poner el foco en lo que tengo que hacer en ese momento.

Para acceder más rápido a la información

One Tab

OneTab, una extensión de Google Chrome que permite guardar con un solo click todas las pestañas activas en una lista de enlaces. Además, te permite convertir esa lista en una página web para después compartirla con amigos o compañeros.

Feedly

Si eres lector de blogs y no conoces Feedly, ya estás tardando en registrarte.

Saltar de blog en blog buscando nuevo contenido o esperar a recibir newsletter que te llegan en mal momento no mola. Es un rollo y un poco pérdida de tiempo. Para solucionar esto tienes Feedly: te registras y empiezas a acumular los feeds (RSS). Puedes organizarlos por categorías, marcar lo que ya has leído y consultarlo todo cómodamente.

Básicamente es un lector de RSS, la evolución de Google Reader para consultar tus blogs favoritos y enterarte de las novedades de un vistazo..

Además, tiene un puntito social porque puedes añadir tu propio blog a la plataforma y generar enlaces para facilitar la tarea a tus lectores.

Google Keep

Si solo tuviera que quedarme con una herramienta de la lista (además del calendario en papel), sería con esta.

Descubrí Google Keep hace un año más o menos, cuando mi compañero David me dijo que la estaba probando y tenía buena pinta. Le miré con recelo, la instalé… y ya no he vuelto a dejar de usarla.

Google Keep es un gestor de notas y listas de tareas. La parte de tareas la cubro con Todoist, pero para la parte de notas este me resulta comodísimo y muy útil cuando trabajas en varios dispositivos (y más aún cuando mezclas iOS con Windows…).

Para trabajar mejor y en menos tiempo

Prezi

Si tuviera que resumirlo muy mucho… Prezi sería como una presentación en Power Point que viene del futuro.

Es de las pocas herramientas de pago que hay en la lista, pero es que merece la pena echarle un ojo (además, puedes probarla gratis).

Prezi te permite hacer presentaciones en un formato muchísimo más dinámico y potente sin tener que hacer florituras o ser un diseñador experto.

Para no procrastinar ni perder el tiempo

Cuando estás empezando a plantearte cómo mejorar tu gestión del tiempo, lo primero que tienes que hacer es descubrir en qué lo estás perdiendo. Y estas dos aplicaciones te pueden ayudar.

RescueTime

Si al final del día o de la semana te preguntas ¿en qué **** se me han ido las horas de la semana?, RescueTime será tu aplicación de gestión de tiempo preferida. (Ojo que hemos colao’ un enlace de afiliado, ¡a las claras!)

Esta aplicación puedes instalarla en tu ordenador, navegador o dispositivo móvil. Una vez instalada (lo ideal es hacerlo en todos los dispositivos que uses al cabo del día), la aplicación se encargará de monitorizar en qué inviertes tu tiempo al cabo del día. Se va a encargar de ver cuánto tiempo pasas en redes sociales, qué webs has visitado o cuántas veces has consultado tu teléfono.

Self Control

Es una aplicación gratuita que permite auto-bloquearte el acceso a ciertas páginas web, redes sociales, programas de correo o cualquier cosa que te distraiga en internet.

Simplemente tienes que ponerle el tiempo que quieres “aislarte”, la lista de sitios que quieres bloquear y listo.

Si estás convencido de que quieres gestionar mejor el tiempo y te está costando, puedes empezar por aquí. ¡Ojo!, que el bloqueo es total hasta que acabas el tiempo, incluso si apagas el ordenador o eliminas la aplicación. No hay vuelta atrás con la productividad.

Fuente: https://blog.ensalza.com/gestion-del-tiempo/